Jaarverslag 2017

Organisatie en Bestuur

Personeel en organisatie

Organogram per 31 december 2017 (klik op de afbeelding om hem te vergroten).

Medewerkers

In 2017 is het Focusteam van start gegaan met training- en coachingssessies voor een periode van één jaar met La Strada. Het Focusteam is in 2016 opgericht en in 2017 op volle sterkte geraakt. Het coachingstraject is ingezet om de samenwerking van het team te optimaliseren.

In 2017 is de samenstelling van het team van SJI gewijzigd.

In dienst:

  • Per 1 april 2017 – mevrouw E. Spaltman
  • Per 25 april 2017 – mevrouw I. Krijgsman
  • Per 1 juli 2017 – de heer P. Jongert

Uit dienst:

  • Per 1 mei – de heer J. Duff
  • Per 31 december – de heer J. Rigter

Governance en bestuur

De eenhoofdige Raad van Bestuur wordt gevormd door de Directeur-Bestuurder. De Directeur-Bestuurder bestuurt SJI en heeft eindverantwoordelijkheid voor de leiding en uitvoering van het beleid en de activiteiten; onder toezicht van de Raad van Toezicht. Die is belast met het integraal toezicht houden op het beleid.

Samenstelling Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht heeft een aantal wijzigingen gekend en ziet er eind 2017 als volgt uit:

  • De heer R. Hermanides (voorzitter tot 31-12-2017 en contactpersoon bij klachten)
  • Mevrouw dr. A.P. Meijer (voorzitter per 01-01-2018)
  • De heer R. Veldhuis
  • De heer E. van den Berg

In 2017 hebben volgens het schema van aftreden de volgende wisselingen plaatsgevonden:

  • Afgetreden per 1 januari 2017 – Mevrouw J. Haanstra
  • Toegetreden per 1 januari 2017 – Mevrouw dr. A.P. Meijler

Scheiding toezicht, bestuur en uitvoering

SJI maakt een heldere scheiding tussen de functies toezicht houden, besturen en verantwoorden. De principes van goed bestuur zijn verankerd in het bestuursmodel. De Raad van Bestuur bestuurt de stichting en geeft de organisatie richting. De Raad van Toezicht is belast met het integraal toezicht houden op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting.

De Raad van Toezicht vergadert normaliter drie keer per jaar. In 2017 is besloten om de Commissies Kwaliteit en Bedrijfsvoering op te heffen en één extra algemene Raad van Toezicht vergadering te plannen. Vanaf 2018 zal de Raad van Toezicht vier keer vergaderen, waarbij de thema’s kwaliteit en bedrijfsvoering in die vergaderingen aan de orde komen. De Raad van Bestuur legt het jaarplan, de begroting en de jaarrekening volgens een vaste vergaderstructuur ter goedkeuring voor aan de Raad van Toezicht. Daarnaast agendeert de Raad van Toezicht onderwerpen naar inzicht en actualiteit. De Directeur-Bestuurder woont de meeste vergaderingen bij. De evaluatie van de bestuurder heeft 14 december 2017 plaatsgevonden.

Zelfevaluatie Raad van Toezicht

Naast de evaluatie van het beleid en het functioneren van de Raad van Bestuur evalueert de Raad van Toezicht ook eenmaal per jaar haar eigen functioneren. In de zelfevaluatie wordt aandacht besteed aan:

  • De rol van de individuele leden
  • De samenstelling van de Raad van Toezicht
  • De wijze waarop de raad als geheel zijn taken met betrekking tot toezicht, advies, werkgeverschap en integriteit van de organisatie heeft uitgevoerd
  • De informatievoorziening vanuit de Raad van Bestuur
  • De prioriteiten en aandachtspunten van de volgende periode(n)

Verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur

  • Het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de wetenschappelijke en inhoudelijke functies:
    • Relatie University of Miami
    • Erkenningen opleidingen en trainingen SJI
    • Kwaliteit en accreditatie
    • Ontwikkeling van modules
    • Wetenschappelijk onderzoek
    • Inhoud trainingen
    • Relatie onderhouden met MDFT International en MDFT Europe
  • Het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de zakelijke en organisatorische functies:
    • Informatievoorziening en ondersteuning van Raad van Toezicht
    • Financieel beheer
    • Personeelsbeleid
    • Organiek leiding geven aan de medewerkers van SJI
    • Logistiek en het creëren van faciliteiten voor medewerkers en klanten
    • Contractbeheer
    • Schenkingsbudget (voor zover van toepassing)
    • Acquisitie nationaal en internationaal
    • Ondersteunen van MDFT in de praktijk: zorgen dat het geleerde geleerd blijft
    • Onderhouden van relaties met instellingen, klanten en andere stakeholders

Interne organisatie

Vorig jaar hebben we verslag gedaan over ingezette stappen eind 2016 om SJI steeds meer ‘toekomstproof’ te maken, verder te professionaliseren, innovatie te stimuleren en de organisatie steeds wendbaarder te maken. Op 1 oktober 2017 zijn alle geplande wijzigingen in de organisatiestructuur doorgevoerd. De kern van de veranderingen zijn drie aanpassingen:

Er is een aparte opleidingsunit gekomen

  • Steeds meer toewerken naar gedifferentieerde ’units’ met eigen expertise
  • Steeds meer toewerken naar gedifferentieerde en duidelijke functies, zodat medewerkers gerichter kunnen werken en hun ervaring, expertise en competenties kunnen inzetten in hun functie en die dingen doen die zij leuk vinden en gemotiveerd voor zijn
  • Een structuur neerzetten die groei bevordert en groei aankan
  • Verkleinen van span of control van bestuurder

Er is een Focusteam geformeerd

  • Beslissingsproces stroomlijnen
  • Beperkte groep beslist over hoofdlijnen
  • Verantwoordelijkheden nemen op basis van ’unit’
  • Verantwoordelijkheden op basis van functie en andere projecten
  • Meedenken kan iedereen, maar via andere weg/kanaal
  • Think big, start small, act fast – wendbaarheid
  • Beslissingen breder worden gedragen

Er is is een onderzoekscommissie in het leven geroepen

  • SJI is geen onderzoeksinstituut – daar ligt niet onze expertise – maar we moeten wel degelijk een positie innemen t.a.v. onderzoek
    • Positioneren t.a.v. onderzoek als;
    • Coördinerende organisatie
    • Meldpunt/intermediair
  • Externen die onderzoeksvoorstellen beoordelen en opstellen

Het doorvoeren van deze veranderingen was noodzakelijk en uitdagend. Het bestendigen van deze veranderingen zal nog even duren. De wijze van intern rapporteren is voor sommige werknemers veranderd en er is een nieuwe overlegstructuur gekomen. Ook in 2018 zal het dus nog even zoeken zijn naar een nieuwe balans.

Het Focusteam speelt een belangrijke rol in de veranderingen die doorgevoerd zijn en het bestendigen daarvan. Om die reden zijn we in 2017 – toen het Focusteam compleet was – van start gegaan met een coachingstraject onder leiding van La Strada om zo het het Focusteam en haar leden optimaal te laten functioneren en ieders rol in het Focusteam duidelijk te krijgen.

Het jaar 2017 was een tussenjaar qua meerjarenbeleid. Het vorige meerjarenbeleidsplan was in 2016 verlopen. Vanwege ziekte van de bestuurder was er geen gevolg gegeven aan de invulling van een nieuw meerjarenplan. Naast de veranderingen die in 2016 aangekondigd waren voor 2017 was het van groot belang dat er een nieuw meerjarenplan zou komen. Een plan dat mede door de werknemers van SJI tot stand zou gaan komen. In de tweede helft van het jaar – toen alle veranderingen doorgevoerd waren en iedereen op zijn plek zat – zijn we hier dan ook mee van start gegaan. Alle werknemers hebben input geleverd voor het meerjarenplan en er hebben heisessies plaatsgevonden om de toekomstmogelijkheden voor SJI te bespreken. Vervolgens zijn in het Focusteam de missie en visie aangescherpt en de kernwaarden herschreven. Tot slot heeft het Focusteam de strategische doelen tot 2020 en de doelen voor 2018 geformuleerd.