Jaarverslag 2016

Organisatie en bestuur

Personeel en organisatie

Medewerkers

In 2016 heeft er wederom een teamtraining plaatsgevonden met als doel het optimaliseren van de samenwerking.

In 2016 is de samenstelling van het team gewijzigd. Per 4 januari is de heer E. Bouweriks aangesteld als interim Directeur. Mevrouw A. Pasma Directeur-Bestuurder is vanwege ziekte slechts op de achtergrond betrokken geweest bij SJI. Per 1 maart is I. Veldhuis uit dienst gegaan. Per 1 mei is de heer M. Duindam in dienst gekomen als Acquisitie & Implementatiemanager gericht op scholen en heeft mevrouw I. Veldhuis vervangen. Per 5 juli is mevrouw C. Gelderblom in dienst gekomen als interim Kwaliteitsfunctionaris, per 5 oktober is deze functie omgezet naar Kwaliteitsfunctionaris (nieuwe stijl). Mevrouw C. Rijswijk is per 1 oktober uit dienst gegaan. Mevrouw E. Spaltman heeft haar positie per 1 september waargenomen.

MDFT-Trainers

Trainers in opleiding; M. Lomans, R. Lycklama à Neijeholt en F. Noten, volgen het opleidingsprogramma voor MDFT-trainer, naar verwachting ronden zij deze opleiding mid 2017 af.

Trainer S. Cool is haar train de EU trainer opleidingsprogramma bij MDFT International gestart. Naar verwachting zal zij haar opleidingsprogramma mid 2017 afronden.

Governance en bestuur

De eenhoofdige Raad van Bestuur wordt gevormd door de Directeur-Bestuurder. De Directeur-Bestuurder bestuurt SJI en heeft eindverantwoordelijkheid voor de leiding en uitvoering van het beleid en de activiteiten; onder toezicht van de Raad van Toezicht. Die is belast met het integraal toezicht houden op het beleid. De Raad van Toezicht heeft twee commissies ingesteld, de Commissie Kwaliteit en de Commissie Bedrijfsvoering.

Samenstelling Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht heeft een aantal wijzigingen gekend en ziet er eind 2016 als volgt uit:

Wisseling samenstelling Raad van Toezicht

In 2016 hebben volgens het schema van aftreden de volgende wisselingen plaatsgevonden.

Afgetreden per 1 januari 2016

  • De heer E. Kroon

Toegetreden per 1 januari 2016

  • De heer E. van den Berg

Scheiding toezicht, bestuur en uitvoering

SJI maakt een heldere scheiding tussen de functies toezicht houden, besturen en verantwoorden. De principes van goed bestuur zijn verankerd in het bestuursmodel. De Raad van Bestuur bestuurt de stichting en geeft de organisatie richting. De Raad van Toezicht is belast met het integraal toezicht houden op het beleid van de Raad van Bestuur en de algemene gang van zaken binnen de stichting.

De Raad van Toezicht vergadert normaliter drie keer per jaar. De Commissies Kwaliteit en Bedrijfsvoering vergaderen daarnaast nog eens twee keer per jaar. In een vaste vergaderstructuur wordt ter goedkeuring het jaarplan, de begroting en de jaarrekening voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Daarnaast agendeert de Raad van Toezicht onderwerpen naar inzicht en actualiteit. De Directeur-Bestuurder woont alle vergaderingen bij. Gezien de situatie in 2016 (grotendeels afwezigheid van de Directeur-Bestuurder) hebben niet alle vergaderingen volgens plan kunnen doorgang kunnen hebben. De Raad van Toezicht is in 2016 twee keer bijeengekomen en eenmaal heeft er een telefonische vergadering plaatsgevonden. Er heeft slechts één vergadering met de Commissie Bedrijfsvoering plaatsgevonden. Ondanks de ziekte van Directeur-Bestuurder heeft zij al deze vergaderingen bijgewoond en voorbereid.

Vanwege ziekte en het onzekere verloop van het herstel van de Directeur-Bestuurder in 2016, was een aanpassing van de gebruikelijke procedure onvermijdbaar. Om de continuïteit van de dagelijkse sturing van de stichting te garanderen heeft de bestuurder in overleg met de Raad van Toezicht een Interim Directeur de heer E. Bouweriks aangesteld per 4 januari 2016. De bevoegdheden van de Bestuurder zijn hierbij niet overgedragen. In het kader van het toezicht en de evaluatie van de Bestuurder over het jaar 2015 hebben mevrouw J. Haanstra en de heer R. Veldhuis van de Raad van Toezicht het jaarlijkse gesprek met de medewerkers gevoerd op 1 februari 2016. De aanstelling van de heer E. Bouweriks eindigde begin september 2016, A. Pasma heeft toen haar werk weer volledig hervat. De evaluatie van de bestuurder (voor zover van toepassing) heeft 5 juli plaatsgevonden.

Zelfevaluatie Raad van Toezicht

Naast de evaluatie van het beleid en het functioneren van de Raad van Bestuur evalueert de Raad van Toezicht ook eenmaal per jaar haar eigen functioneren. In de zelfevaluatie wordt aandacht besteed aan:

  • De rol van de individuele leden
  • De samenstelling van de Raad van Toezicht
  • De wijze waarop de raad als geheel zijn taken met betrekking tot toezicht, advies, werkgeverschap en integriteit van de organisatie heeft uitgevoerd
  • De informatievoorziening vanuit de Raad van Bestuur
  • De prioriteiten en aandachtspunten van de volgende periode(n)

Verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur

Het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de wetenschappelijke en inhoudelijke functies:

  • Relatie University of Miami
  • Erkenningscommissie Gedragsinterventies ministerie van Justitie
  • Opzet van de functie monitoring; accreditatie en kwaliteit
  • Ontwikkeling van modules
  • Wetenschappelijk onderzoek
  • Inhoud trainingen
  • Relatie onderhouden met MDFT Europe

Het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor de zakelijke en organisatorische functies:

  • Informatievoorziening en ondersteuning van Raad van Toezicht
  • Financieel beheer
  • Personeelsbeleid
  • Organiek leiding geven aan alle medewerkers van SJI
  • Logistiek en het creëren van faciliteiten voor medewerkers en klanten
  • Contractbeheer
  • Schenkingsbudget
  • Acquisitie nationaal en internationaal
  • Ondersteunen van MDFT in de praktijk: zorgen dat het geleerde geleerd blijft
  • Onderhouden van relaties met instellingen met een of meer MDFT-teams

Interne organisatie

In eerdere jaarverslagen is aangegeven dat SJI ‘toekomstproof’ moet zijn. Dit is een continu proces. De organisatie wil zich en zal zich continue moeten blijven professionaliseren, maar ook wendbaar moeten zijn. Innovatie speelt een hele belangrijke rol. 2016 is een jaar gebleken van zoveel mogelijk zorgen voor een balans. Tot september is de A. Pasma met ziekteverlof geweest, zij is achter de schermen wel betrokken gebleven bij SJI. E. Bouweriks heeft het schip in 2016 als Interim Directeur koers gegeven.

Het proces van beoordelen van de medewerkers is in 2016 niet gevolgd zoals geïmplementeerd in 2015 en ook de doelstelling om het personeelshandboek af te hebben en alle functieomschrijvingen ontwikkeld te hebben is niet gerealiseerd. De kern van ‘toekomstproof’ zit in de kwaliteit van de medewerkers en de samenwerking van de teamleden. Voor een professionele organisatie is goede communicatie onderling én tussen afdelingen en klanten essentieel. SJI besteedt dan ook ieder jaar aandacht aan de samenwerking van het team, ook in 2016 heeft een training plaatsgevonden gericht op het open communiceren.

In 2016 hebben zich wisselingen in het team voorgedaan. SJI is nog steeds op zoek naar de beste team samenstelling. Deze is alleen te realiseren als de juiste mensen – staan achter de missie van SJI, hebben de juiste expertise en competenties – op de juiste plek zitten. SJI was een kleine organisatie, maar SJI groeit en dit betekent dat veranderingen nodig zijn om SJI ‘toekomstproof’ te houden.

Na vooroverleg met o.a. de Raad van Toezicht is op 1 september 2016 door A. Pasma een organisatiestructuur wijziging aan de medewerkers gepresenteerd. Kern van de veranderingen zijn 3 aanpassingen:

  1. Er komt een aparte opleidingsunit
    • Steeds meer toewerken naar gedifferentieerde ’units’ met eigen expertise
    • Steeds meer toewerken naar gedifferentieerde en duidelijke functies, zodat medewerkers gerichter kunnen werken en hun ervaring, expertise en competenties kunnen inzetten in hun functie en die dingen doen die zij leuk vinden en gemotiveerd voor zijn
    • Een structuur neerzetten die groei bevordert en groei aankan
    • Verkleinen van span of control van bestuurder
  2. Er komt een focusteam
    • Beslissingsproces stroomlijnen
    • Beperkte groep beslist over hoofdlijnen
    • Verantwoordelijkheden nemen op basis van ’unit’
  3. Verantwoordelijkheden op basis van functie en andere projecten
    • Meedenken kan iedereen, maar via andere weg/kanaal
    • Think big, start small, act fast – wendbaarheid
    • Beslissingen breder worden gedragen
    • Er komt een onderzoekscommissie
    • SJI is geen onderzoeksinstituut – daar ligt niet onze expertise – maar we moeten wel degelijk een positie innemen t.a.v. onderzoek
    • Positioneren t.a.v. onderzoek als;
      • Coördinerende organisatie
      • Meldpunt/intermediair
      • Externen die onderzoeksvoorstellen beoordelen en opstellen

Het streven is om de wijzigingen uiterlijk aan het einde van het eerste kwartaal 2017 doorgevoerd te hebben. Het focusteam zal onder leiding van La Strada starten met een coachingstraject om zo het het focusteam en haar leden optimaal te laten functioneren en ieders rol in het focusteam duidelijk te krijgen.